PRESS RELEASE PESAN MANIS

Published by admppi on

(Pelatihan Kesekretariatan: Mandiri, Aktif, dan Dinamis)

Perhimpunan Pelajar Indonesia Dunia (PPI Dunia) menggelar acara Pesan Manis (Pelatihan Kesekretariatan: Mandiri, Aktif, dan Dinamis) pada sabtu – minggu (10/04). Acara ini diadakan oleh Direktorat Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) PPI Dunia yang bekerja sama dengan Biro Kesekretariatan dan Administrasi (KSK) PPI Dunia.

Acara ini dihadiri lebih dari 200 mahasiswa Indonesia di 60 negara dan perwakilan Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) dari 19 universitas di Indonesia. Program pelatihan ini terdiri dari dua sesi menggunakan aplikasi Zoom danYouTube PPI Dunia

Sesi pertama yang diadakan hari Sabtu (10/4) mengusung tema “Mengoptimalkan Skill dalam Pengelolaan Administrasi dan Manajemen Organisasi bagi Sekretaris”. Pelatihan sesi pertama bersifat tertutup karena ditujukan bagi Sekretaris di PPI Dunia, PPID Kawasan, PPI Negara, dan organisasi atau komunitas dalam lingkup PPI Negara.

Direktorat PSDM dan Biro KSK mengundang dua narasumber ternama yang memiliki kredibilitas di bidang manajemen administrasi dan kesekretariatan; Sigit Rais selaku Penulis dan Staff  Biro Humas dan Kerja Sama Internasional, Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) Republik Indonesia dan Dhafi Iskandar selaku Sekretaris Umum PPI Dunia periode 2017-2018.

Kemudian sesi kedua diadakan hari Minggu (11/04) mengusung tema “Memaksimalkan Potensi dalam Pengelolaan Administrasi”. Sesi kedua bersifat terbuka dan disiarkan secara langsung di kanal YouTube PPI Dunia. Direktorat PSDM dan Biro KSK memberikan kesempatan bagi BEM di Indonesia untuk mengirimkan delegasinya untuk mengikuti acara pelatihan ini.

Pada sesi kedua turut mengundang tokoh terkemuka Santje Sonna Natalia selaku Dosen Akademi Sekretaris dan Manajemen Don Bosco dan Ika Suhartanti Darmo selaku Dosen Prodi Manajemen di Kalbis Institute, Jakarta.

Acara ini merupakan upaya PPI Dunia untuk meningkatkan kemampuan dalam tata kelola administrasi khususnya bagi rekan-rekan pelajar Indonesia di seluruh dunia yang tergabung dalam organisasi dan menjabat di posisi sekretaris dapat lebih mendalami tata cara kerja produk kesekretariatan, problematika di dalam lingkup sekretaris, technical and communication skill, dan sistem pengarsipan.

Pada sesi pertama, Gabriella Suarez selaku Kepala Biro Kesekretariatan dan Administrasi PPI Dunia dalam sambutannya menyampaikan, “Kesekretariatan merupakan elemen penting dalam berjalannya roda organisasi. Tanpa adanya kesekretariatan, sebuah oranganisasi jauh dari kata ideal,” ujar Gabriella.

Dhafi memaparkan bahwa, “Dari pentingnya peran dan fungsi sekretaris, kerap juga seorang sekretaris dituntut mampu menghadapi situasi yang mengharuskan mengambil keputusan ataupun meluruskan permasalahan yang kerap muncul di lingkungan kerja”, beliau juga menambahkan bahwa menjadi seorang sekretaris memberikan banyak manfaat di dunia kerja.

Sementara itu, Sigit menyampaikan tentang prosedur pembuatan surat yang baik dan komunikatif, serta sistem pengelolaan rapat. Beliau juga memberikan gambaran umum tentang sekretaris, “Sekretaris adalah orang di balik segala urusan administrasi, seperti surat menyurat, arsip, dan proposal. Selain itu, seorang sekretaris dituntut untuk memahami kebutuhan organisasi yang dikelola.”

Beliau juga menyampaikan pentingnya mengarsipkan dokumen hasil rapat, “Dokumentasi bukti rapat sangatlah penting. Hasil dokumentasi adalah bukti sejarah bahwa organisasi kita pernah bergerak dan bergulir. Maka, perhatikan pendokumentasian surat dan benda lainnya terkait organisasi dan diarsipkan dengan sebaik-baiknya.”

Pada sesi kedua, acara berlangsung dengan meriah dan interaktif antara peserta webinar dan narasumber, dibuka dengan sambutan dari Rahmah Rasyidah selaku Kepala Bidang Training Center Direktorat PSDM PPI Dunia. Rahmah berharap webinar ini dapat meningkatkan kemampuan diri sehingga melahirkan sekretaris-sekretaris handal.

Materi pertama disampaikan oleh Ika tentang Professional Modern Filling System. Beliau menjelaskan mengenai sistem pengarsiapan, di mana pada dasarnya sebuah arsip tidak selalu berbentuk kertas, melainkan dapat berupa visual maupun audio. Filling system selalu mengalami distorsi dan pembaruan seiring dengan berkembangnya teknologi; dari kertas hingga digital.

Seorang sekretaris memegang peran dan fungsi yang kompleks, tidak hanya sekadar administratif namun juga keuangan. Oleh karena itu, seorang sekretaris dituntut untuk cakap dalam komunikasi, menguasai teknologi, memiliki wawasan yang luas, serta memiliki kecerdasan emosi. Seperti yang disampaikan Ibu Santje bahwa, “Sekretaris merupakan jantung aktivitas pimpinan/organisasi sehingga dibutuhkan soft skill dan hard skill.”

Acara ditutup secara simbolis dengan memberikan e-certificate kepada pemateri yang telah mengisi dan memaparkan materi di acara webinar ini.

Categories: Uncategorized

0 Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.